Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO für die Betriebsräte Sommertagung 2020

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) im Rahmen der Betriebsräte Sommertagung 2020 in Boltenhagen.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die

AfA Seminare GmbH
Pirckheimerstraße 68
90408 Nürnberg
E-Mail: info@afa-seminare.de

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@afa-anwalt.de.

2. Welche Daten werden über mich gespeichert?

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

  • Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Angaben zum Unternehmen bzw. der Institution, für das/die Sie tätig sind
  • Angaben zu Ihrer Position im BR (BR-Vorsitzender, Stellvertreter oder BR-Mitglied)
  • ggf. auf der Veranstaltung von Ihnen erstellte Fotos- und Videoaufnahmen

In der Regel erheben wir diese Daten direkt von Ihnen.

3. Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Name, Postanschrift des Arbeitgebers, E-Mail-Adresse, in Einzelfällen die von Ihnen mitgeteilte Privatanschrift) zum Versand der Einladung zu unserer Veranstaltung und im Vorfeld der Veranstaltung relevanter Materialien (z.B. Programm) per Post oder E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO beruhend auf unserem berechtigten Interesse an einer adäquaten Kommunikation und unseres unternehmerischen Handelns, das auch öffentliche Veranstaltungen sowie die Einbindung von Berichterstattern, wie Fotografen, umfasst.

Wenn Sie keine Einladungen zu unseren Veranstaltungen mehr wünschen, haben Sie die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an info@afa-seminare.de senden. In diesem Fall werden wir die Zusendung von Einladungen zu unseren Veranstaltungen unverzüglich beenden.

Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, die von uns ausgerichtet wird, verarbeiten wir Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten, um die Veranstaltung durchzuführen und Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z.B. eine Tagungszusammenfassung) zuzusenden. Ferner geben wir ggf. Ihre Daten an Kooperationspartner weiter, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme erforderlich ist, z.B. an das Kongresshotel am Templiner See, Potsdam. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO.

Darüber hinaus werden auch bei der diesjährigen Betriebsräte Sommertagung Fotos und Videos aufgenommen, die teilweise auf unserer Homepage, in unseren Social-Media-Kanälen, im Rahmen von externer und interner Berichterstattung oder in AfA Newslettern veröffentlicht werden. Neben den Foto- und Videoaufnahmen werden dabei automatisch auch Metadaten, wie z.B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standort, in den Digitalkameras gespeichert. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO.

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen, in dem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an info@afa-seminare.de senden oder einen Mitarbeiter des Veranstalters davon in Kenntnis setzen.

4. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unserer Veranstaltung teilnehmen, oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, müssen Sie uns Ihre Daten bereitstellen. Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.

5. Wer bekommt meine Daten?

Wir geben Ihre Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken an die in Ziffer 3 genannten Stellen weiter. Des Weiteren setzen wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter, z.B. Versanddienstleister) weisungsgebunden ein, unter anderem für den postalischen oder digitalen Versand von Einladungen.

Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Kontaktdaten zwecks Versands von Einladungen bis zu Ihrem Widerspruch, um dem berechtigten wechselseitigen Interesse an Kommunikation bzw. Information nachkommen zu können. Ihren Widerspruch werden wir zu Beweissicherungszwecken für die Dauer von 3 Jahren speichern.

Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung erhobenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung gelöscht.

Die von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen nebst der Metadaten werden solange gespeichert, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben, es sei denn es liegen vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Satz 2 DSGVO vor.

Sollten Daten an weisungsgebundene Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, geschieht dies nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Die AfA Seminare GmbH stellt sicher, dass entsprechende Löschvereinbarungen eingehalten werden.

7. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit nach Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie gemäß Art 16 DSGVO das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Art. 17 bzw. 18 DSGVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie nach Art. 20 DSGVO das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit). Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter Ziffer 3.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Behörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach. Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.